Onboarding klien adalah suatu proses mempersiapkan klien sebelum pekerjaan dimulai. Kamu dan klien akan menyepakati scope pekerjaan, tarif dan sistem pembayaran, hingga mengumpulkan informasi dari klien untuk memudahkanmu bekerja secara efektif.
Proses ini sangat penting karena kejelasan di awal kerja sama dapat mencegah masalah di masa mendatang.
Virtual assistant (VA) yang punya sistem onboarding yang tepat dan jelas akan terlihat lebih profesional dan peluang klien terus menggunakan jasa kita akan semakin besar.
Oleh sebab itu, artikel kali ini akan membahas langkah onboarding klien yang tepat, sehingga kamu bisa menjalani proyek dengan lancar dan klien pun puas. Yuk, simak pembahasannya berikut ini!
1. Kirim Tanda Konfirmasi dan Kontrak Kerja
Setelah mengirim proposal dan mendapat persetujuan dari klien, rasanya pasti senang sekali, bukan? Namun, jangan sampai rasa senang ini buat kamu menjadi lengah dan membuat klien menunggu!
Berikut ini adalah hal yang harus kamu lakukan setelah klien menerima tawaran kerja samamu.
- Kirimkan pesan konfirmasi pada klien yang berisi: Tanda terima kasih, ringkasan kesepakatan layanan, dan menjelaskan langkah selanjutnya dari persetujuan proposal.
- Siapkan kontrak kerja sederhana yang berisi: Cakupan tugas, durasi proyek, tarif layanan, metode transaksi, batasan revisi, hingga prosedur pengakhiran kerja sama.
2. Atur Sistem Pembayaran
Sebelum kamu memulai kerja, pastikan dulu kamu dan klien sudah sepakat terkait sistem pembayaran proyek. Beberapa poin bahasan yang perlu kamu diskusikan dengan klien terkait sistem pembayaran adalah:
- Kesepakatan terkait DP: Contohnya, apakah langsung 50% atau jumlah lainnya? Lalu, tanggal pembayaran DP. Jadi, kamu bisa terhindar dari isu “bekerja tanpa dibayar.”
- Platform pembayaran yang digunakan: Apabila klienmu adalah perusahaan atau pengusaha dari luar negeri, kamu harus memastikan bahwa platform pembayaran yang digunakan dapat diakses olehmu yang tinggal di Indonesia.
- Kapan invoice kedua dikirim: Pembayaran akhir biasanya tergantung pada jenis proyeknya, ada yang setiap bulan atau setelah proyek selesai sepenuhnya. Oleh sebab itu, pastikan dengan klien, kapan tagihan kedua dikirim?
3. Buat Client Intake Form
Setelah mendapat persetujuan terkait layanan dan sistem pembayaran, kamu harus mendapat informasi yang lengkap dan jelas, agar bisa mengerjakan tugas dengan baik.
Berikut ini adalah client intake form (daftar informasi) yang harus kamu dapatkan, terutama untuk VA niche social media dan content marketing.
- Deskripsi bisnis dan target audience
- Tugas spesifik yang dibutuhkan
- Tools dan platform yang digunakan klien
- Brand voice dan preferensi komunikasi
- Jam kerja klien dan ekspektasi waktu respons
- Akses apa saja yang perlu diberikan (password, akun sosmed, dan lain-lain)
- Deadline dan prioritas utama
Jangan lupa untuk simpan hasil client intake form tersebut di Google Docs atau Notion, agar dokumennya bisa klien lihat juga.
4. Lakukan Kick-off Call
Kick-off call adalah pertemuan pertama setelah semua dokumen beres. Ini adalah salah satu momen penting dalam onboarding klien untuk membangun kepercayaan, hubungan baik, dan memastikan kedua pihak punya pemahaman yang sama.
Idealnya tahapan ini kamu lakukan 1-2 hari setelah kontrak ditandatangani. Durasi pertemuannya tidak perlu lama-lama, cukup 30 hingga 45 menit.
Contoh pembahasannya seperti cakupan kerja, timeline, komunikasi dan koordinasi proyek, dan ekspektasi hasil.
5. Setup Sistem Kerja Bersama
Apabila semuanya sudah mendapat persetujuan bersama, maka saatnya membuat sistem kerja bersama. Contohnya adalah sebagai berikut.
- Buat shared workspace di Notion atau Asana untuk tracking tugas.
- Tentukan saluran komunikasi utama seperti WhatsApp untuk update cepat dan email untuk hal formal.
- Buat jadwal check-in rutin, seperti mingguan atau dua minggu sekali untuk update progress.
- Minta akses yang kamu perlukan: akun media sosial, Google Drive, dan tools yang klien pakai.
Baca juga: 9 Tools Virtual Assistant Wajib yang Dipakai VA Profesional di 2026
Itu dia sistem onboarding klien yang profesional dan dapat membuat klien puas. Kalau kamu masih kesulitan mendapat klien pertama dan butuh bimbingan untuk menjadi VA yang klien sukai, program Remote Work Career Connect Teman Kreativ jawabannya!
Kamu akan mendapat kesempatan magang dengan klien Teman Kreativ selama 3 bulan dan mendapat bimbingan dari mentor VA profesional yang sudah menangani berbagai klien. Yuk, daftarkan dirimu segera dengan klik link berikut: Daftar Remote Work Career Connect 2026