Komunikasi adalah elemen penting, agar proyek berjalan lancar. Namun, faktanya banyak terjadi masalah dalam hal komunikasi antara virtual assistant dengan klien. Akibatnya, beberapa VA gagal mendapat perpanjangan kontrak, meskipun hasil kerjanya baik.
Oleh sebab itu, artikel ini akan membahas cara komunikasi yang tepat dengan klien, sehingga proyek berjalan lancar dan bertahan lama. Yuk, simak sampai akhir pembahasannya!
Aturan Dasar Komunikasi Virtual Assistant
Tidak banyak komunitas VA atau lembaga bootcamp yang mengajarkan aturan dasar komunikasi virtual assistant dengan klien. Padahal, ini adalah poin penting yang harus kamu ketahui. Berikut ini adalah rinciannya.
1. Proaktif, bukan reaktif
Jangan tunggu klien yang bertanya, tapi kamu harus update duluan. Klien yang tidak perlu mengejar VA untuk mendapat kabar akan menjadi klien yang paling loyal.
Contoh: Kalau ada hambatan dalam pengerjaan tugas, kabari klien sebelum deadline tiba, bukan setelah deadline lewat.
2. Responsif dalam batas yang wajar
Tetapkan dan komunikasikan jam kerja sejak onboarding. Misalnya, “Saya available Senin–Jumat pukul 09.00–17.00 WIB.” Dengan begitu, klien bisa tahu kapan waktu terbaik untuk menghubungimu dan mereka tidak akan marah, jika pesan mereka belum dibalas. Karena mereka tahu bahwa pesan yang dikirim lewat jam kerja, tidak akan kamu balas.
3. Jelas dan spesifik
Jangan beri jawaban ambigu pada klien seperti, “oke nanti saya kerjakan”. Kamu harus jelaskan kapan? Seberapa lama? Hasilnya seperti apa? Contohnya: “Baik, saya akan selesaikan draft caption ini paling lambat Rabu jam 15.00 WIB ya.”
4. Satu channel komunikasi utama
Sepakati dari awal platform komunikasi yang akan digunakan. Misalnya, WhatsApp untuk update harian, email untuk hal formal, Notion atau Trello untuk tracking tugas. Jadi, klien tidak akan kebingungan dan informasi dapat terorganisir dengan baik.
5. Catat semua kesepakatan secara tertulis
Setelah diskusi via voice note atau video call, selalu follow up dengan ringkasan tertulis: “Dari diskusi tadi, saya rangkum: [poin 1], [poin 2], [poin 3]. Betul?” Ini mencegah miskomunikasi dan melindungi kedua pihak.
Setelah kamu memahami aturan dasar berkomunikasi, hal selanjutnya yang harus kamu ketahui adalah etika dalam berkomunikasi. Kenapa hal ini penting? Sebab, ini dapat menjaga hubunganmu dengan klien.
Baca juga: 9 Tools Virtual Assistant Wajib yang Dipakai VA Profesional di 2026
Etika Komunikasi Virtual Assistant dengan Klien
Etika adalah ilmu yang menjelaskan apa yang baik atau buruk. Hal ini berkaitan dengan nilai moral kita. Dalam konteks ini, kita akan membahas apa yang baik atau buruk dalam hal komunikasi dengan klien. Berikut ini adalah daftarnya.
- Hindari mengirim pesan setelah waktu kerja. Namun, apabila urusannya mendesak, kamu bisa mengirim pesan pada klien di luar jam kerja.
- Jangan menyingkat kata atau menggunakan singkatan yang tidak umum. Sebab, singkatan tersebut dapat membingungkan klien.
- Apabila pesan yang mau kamu sampaikan dapat ditulis, maka kirimkan dalam bentuk tulisan. Sebaliknya, kamu bisa mengirimkan pesan melalui voice note atau melakukan video call dengan klien.
- Segera beri konfirmasi setelah mendapat instruksi. Jadi, klien bisa tahu apakah pesannya sudah kamu terima dengan baik atau ada yang mau kamu tanyakan.
- Kalau ada masalah besar, sebaiknya tanyakan kesediaan waktu klien untuk melakukan diskusi langsung melalui telepon atau video call.
Dengan menerapkan aturan dasar dan etika berkomunikasi dengan klien, kamu tidak perlu khawatir dengan masalah komunikasi. Masih bingung cara mengaplikasikannya? Di bawah ini adalah contoh menerapkan aturan dan etika komunikasi dalam menyelesaikan masalah dengan klien.
Masalah Komunikasi VA dengan Klien dan Solusinya
Banyak VA pemula merasa bingung dalam mengatasi masalah komunikasi dengan klien. Apakah kamu juga pernah mengalaminya? Jika iya, pada bagian ini, kamu akan pelajari cara menyelesaikan masalah tersebut.
1. Klien minta revisi berkali-kali
Masalah ini pasti terjadi pada banyak VA. Solusi terbaik untuk menyelesaikannya bukan dengan langsung menyetujui permintaannya. Melainkan, kamu ingatkan pada perjanjian awal saat onboarding.
Jika saat penandatanganan kontrak klien setuju dengan penambahan biaya pada revisi yang di luar ranah kerjamu atau kamu memiliki kuota revisi yang bisa klien claim, kamu harus mengingatkannya dengan cara seperti ini:
“Untuk revisi ketiga ini, sesuai kesepakatan awal kita, revisi tambahan akan dikenakan biaya [nominal] ya. Saya konfirmasi dulu sebelum lanjut.”
Dengan begitu kamu bisa menyimpan banyak tenaga dan kamu mendapat kompensasi yang pantas.
2. Klien tidak merespons dalam waktu lama
Beberapa klien ada yang sangat sibuk, sehingga jarang mengecek pesan. Akibatnya, mereka lama mengirim balasan atas pertanyaanmu.
Untuk permasalahan ini, kamu boleh mengirimkan follow up kepada klien tanpa memberikan kesan menagih. Contohnya seperti berikut.
“Halo [nama klien], saya ingin follow up terkait [hal yang menunggu konfirmasi]. Kalau ada yang bisa saya bantu untuk mempercepat prosesnya, mohon kabari saya. Terima kasih atas perhatiannya.”
3. Klien memberikan instruksi yang tidak jelas
Isu ini pasti membuat kesal siapa pun yang mengalaminya. Namun, sebenarnya masalah ini dapat kamu cegah dengan melakukan konfirmasi instruksi dari klien. Misalnya, seperti ini:
“Sebelum saya mulai, saya ingin konfirmasi dulu: Apakah maksud Anda [interpretasi A] atau [interpretasi B]? Saya ingin memastikan, agar hasilnya sesuai yang Anda inginkan.”
4. Klien marah atau komplain
Tidak selalu hasil yang kita anggap bagus, menurut orang lain atau klien juga bagus. Ada momen di mana klien merasa kurang cocok dengan hasil kerjamu. Apabila hal tersebut terjadi, kamu bisa mengatakan hal berikut.
“Terima kasih untuk saran dan masukkan yang Anda berikan. Saya memahami bahwa hasilnya mengecewakan. Bolehkah saya menjelaskan apa yang terjadi dan bagaimana saya akan memperbaikinya?”
Itu dia aturan dasar, etika, dan cara menyelesaikan masalah komunikasi antara virtual assistant dengan klien.
Hasil kerja yang bagus dapat mendatangkan klien, sedangkan komunikasi yang baik dapat mempertahankan mereka untuk bekerja sama denganmu.
Jika kamu ingin tahu tips dan update terkini seputar dunia remote work atau virtual assistant, kamu wajib mengikuti Instagram Teman Kreativ! Yuk, bersama kita menjadi VA profesional yang handal!