Tools virtual assistant ada beragam macamnya. Mulai dari alat bantu untuk membuat konten media sosial, mengolah data dan email, serta manajemen proyek. Namun, karena saking banyaknya tools yang beredar, VA pemula sering kali merasa kebingungan.
Oleh sebab itu, pada artikel kali ini akan membahas 9 tools virtual assistant yang wajib digunakan dan paling sering membantu VA dalam mengerjakan pekerjaan dari klien. Yuk, simak rekomendasinya berikut ini!
Kenapa Pemilihan Tools Sangat Penting?
Alat bantu yang kamu gunakan saat bekerja dapat memengaruhi hasil pekerjaanmu. Seorang VA dinilai berdasarkan kualitas hasil kerja, kecepatan, efisiensi, dan efektivitas kerja.
Jika alat bantu yang kamu gunakan tidak bisa mendukung hal tersebut, maka kamu akan sulit untuk bersaing dengan VA lainnya. Tidak mau hal tersebut terjadi? yuk gunakan rekomendasi tools virtual assistant berikut ini!
9 Tools Virtual Assistant yang Wajib Digunakan
Berikut ini kami kelompokkan alat bantu VA berdasarkan kegunaannya dalam pekerjaan. Beberapa alat bantu ada yang berbayar dan juga freemium (gratis, tapi fitur terbatas).
Komunikasi dan Kolaborasi
VA bekerja secara remote, jadi alat bantu komunikasi dan kolaborasi sangat penting dalam pekerjaan VA. Pada umumnya, ada 2 aplikasi yang sering digunakan, yaitu: Google Workspace dan WhatsApp Business.
1. Google Workspace:
- Aplikasi yang ada di Google Workspace umum digunakan. Jadi, baik kamu sebagai VA dan klien, tidak akan mengalami kesulitan.
- Aplikasi di dalam Google Workspace terdiri dari Google document, slides, spreadsheet, cloud drive, online meeting, AI, calendar, email, video creator, dan masih banyak lagi.
- Kamu bisa menggunakan semua tools tersebut secara gratis atau berbayar. Jika memilih paket berbayar, fitur setiap aplikasi tersebut akan bertambah.
- Aplikasi komunikasi yang sepenuhnya gratis dan mudah digunakan.
- Berbeda dengan WhatsApp biasa, WhatsApp business memiliki fitur seperti: Fitur profil yang lebih profesional, membuat teks sapaan yang diatur berdasarkan waktu, membuat labelling pada setiap chat, sehingga kamu tidak bingung atau tertukar dengan klien lain.
Manajemen Tugas dan Proyek
Untuk memudahkanmu mengatur tugas-tugas yang klien berikan, kamu bisa menggunakan alat bantu berikut ini: Notion atau Clickup.
3. Notion
- Notion sangat bagus untuk membantumu mengorganisir tugas-tugas dari klien. Ada banyak sekali template yang bisa kamu gunakan, seperti to-do list, tracker, kanban, dan masih banyak lagi.
- Fitur yang tersedia mulai dari manajemen proyek, AI agent, mencatat meeting, kolaborasi, dokumen, email, hingga membuat website.
- Kamu bisa menggunakan Notion secara gratis, tapi terdapat kuota proyek yang bisa kamu gunakan.
- Aplikasi ini cukup mudah untuk digunakan oleh pemula.
4. Clickup
- Berbeda dengan Notion, semua fitur kerja mulai dari dokumen, chat, manajemen proyek, kalender, AI, time tracking, dan masih banyak lagi tersedia dalam satu platform, yaitu Clickup.
- Kamu bisa menggunakan secara gratis dan berbayar. Namun, jika kamu memilih paket gratis, kamu hanya bisa menggunakannya sendiri, tidak bisa berkolaborasi dengan yang lain.
- Aplikasi ini sudah banyak digunakan di luar negeri. Untuk klien Indonesia lebih banyak menggunakan Notion atau Google Workspace.
Desain dan Edit Video
Salah satu kemampuan yang banyak klien butuhkan adalah desain dan produksi konten. Alat bantu yang menjadi andalan VA profesional untuk membuat desain dan edit video adalah Canva dan Capcut.
5. Canva
- Aplikasi desain ini sangat mudah digunakan dan memiliki banyak template dan fitur seperti membuat desain konten media sosial, poster, flyer, edit video, membuat website, dan aplikasi dengan Canva AI.
- Kamu bisa berkolaborasi dengan rekan kerja di proyek Canva. Jadi, koordinasi kerja semakin mudah.
- Canva tersedia secara gratis dan berbayar. Jika kamu menggunakan versi berbayar, ada banyak elemen dan template yang bisa kamu gunakan.
6. Capcut
- Capcut memiliki fitur editing video yang lengkap dan filter yang beragam. Terlebih lagi, sekarang sudah ada AI di dalam Capcut Pro.
- Kamu bisa menggunakan Capcut untuk editing video Instagram, TikTok, YouTube, dan media lainnya.
- Capcut tersedia secara gratis dan berbayar. Untuk versi gratis, kamu tidak bisa menggunakan fitur premium dan AI.
Produktivitas dan AI
Teknologi kini semakin maju, ia bisa membantu kita untuk mempercepat pengerjaan tugas, sehingga waktu kita tidak terbuang banyak dan bisa lebih produktif. Beberapa alat bantu yang bermanfaat untuk menjaga produktivitas adalah Gemini, Claude, dan Clockify.
7. Gemini
- Gemini adalah AI yang dibuat oleh Google. Ia bisa kamu gunakan sebagai rekan diskusi, membuat gambar, riset, dan analisis. Namun, hasil yang dibuat tidak selalu akurat. Oleh karena itu, kamu perlu mengecek kembali hasil yang dibuat oleh Gemini.
- Gemini sudah terintegrasi di Google Workspace. Apabila kamu menggunakan Google Workspace versi premium atau Google One, kamu bisa mengakses Gemini secara mudah di seluruh aplikasi Google Workspace.
8. Claude
- Claude merupakan AI yang dibuat oleh Anthropic. Perbedaan dengan Gemini dan ChatGPT adalah ia dikenal sebagai AI yang bagus untuk analisis mendalam, konten media sosial, dan coding.
- Claude tersedia secara gratis dan berbayar. Untuk Claude versi gratis, kamu memiliki fitur dan kuota terbatas. Sedangkan yang versi berbayar, kamu bisa melakukan banyak hal seperti kuota lebih besar dan coding.
9. Clockify
- Apabila kamu sering terlupa dengan waktu atau kesulitan untuk mengatur durasi pengerjaan tugas, Clockify bisa membantumu sebagai alat time tracking.
- Alat ini sering kali digunakan oleh VA yang dibayar berdasarkan waktu pengerjaan. Jadi, proses kerja menjadi transparan dan klien tidak akan salah membayarmu.
- Clockify dapat kamu gunakan secara gratis. Untuk yang memiliki tim bisa memilih versi pro dan enterprise.
Itu dia 9 rekomendasi tools virtual assistant yang wajib kamu gunakan, agar pekerjaanmu bisa selesai tepat waktu dan klien puas. Jika kamu ingin mencari aplikasi lain, berikut tips untuk memilih alat bantu kerjamu.
Baca juga: Bikin Dilirik Klien, Ini Dia 9 Skills Wajib Virtual Assistant Pemula
Tips Memilih Tools yang Sesuai Niche
Tidak semua virtual assistant membutuhkan 9 tools tersebut, kamu bisa memilih tools yang sesuai dengan niche-mu. Tips yang tepat untuk memilih alat bantu yang pas adalah sebagai berikut.
- Pilih aplikasi yang memiliki fitur lengkap dan dapat membantumu menyelesaikan tugas.
- Pastikan jika kamu ingin menggunakan versi premium, bayaran yang kamu terima dapat menutupi pengeluaran tersebut.
- Pelajari cara penggunaan yang benar, agar kamu tidak banyak membuang waktu.
- Jika kamu ingin menggunakan aplikasi kolaborasi atau komunikasi yang berbeda dari biasanya, pastikan klien mengetahui cara menggunakan aplikasi tersebut. Apabila klien tidak familiar dengan aplikasi pilihanmu, lebih baik gunakan yang biasa klien pakai.
Contoh aplikasi VA yang sesuai niche adalah seperti ini:
- VA Admin: Google Workspace dan Notion.
- VA Social Media Specialist: Canva atau Capcut, Google Workspace, Claude, dan Clickup.
Baca juga: Jangan Asal Pilih! Ini Niche Virtual Assistant yang Paling Banyak Dicari
Kesimpulan
Virtual assistant yang klien sukai adalah VA yang bisa bekerja dengan cepat, efektif, efisien, dan tentunya kualitas pekerjaannya pun bagus. Untuk bisa mewujudkan hal tersebut, kamu membutuhkan tools untuk mempermudah pekerjaanmu.
Selain menggunakan 9 tools virtual assistant yang kami sarankan, kamu juga perlu untuk meningkatkan kemampuan diri. Karena VA yang hebat adalah VA yang bisa beradaptasi dengan teknologi dan memiliki skills yang mumpuni.
Apakah kamu ingin menjadi VA tersebut? Yuk, ikuti Virtual Assistant Master Class Batch 8! Di bootcamp virtual assistant ini, kamu akan belajar mengasah kemampuan dari nol, membangun personal branding, dan mendapat kesempatan magang dengan klien Teman Kreativ.
Segera daftar sekarang karena waktu pendaftaran akan segera berakhir! Klik Virtual Assistant Master Class 8 untuk mendaftar.