Pernah merasa bingung menentukan rate card jasa virtual assistant-mu? Tenang, kamu tidak sendirian. Kebingungan membuat rate card ini umum terjadi pada VA pemula dan kamu bisa menemukan solusinya di artikel ini.
Di sini, kamu akan mengetahui pentingnya mempunyai rate card, cara membuat rate card yang profesional, tips memberikan rate card pada klien tanpa merasa canggung, dan kesalahan yang harus kamu hindari. Yuk, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Kenapa Membuat Rate Card Itu Penting?
Rate card adalah sebuah dokumen berisi daftar jasamu dan harganya. Dengan memiliki dokumen ini, klien bisa mengetahui jasa yang kamu miliki dan berapa biaya yang harus mereka keluarkan untuk merekrutmu.
Ini sangat membantu dalam hal negosiasi harga dengan klien dan kamu sebagai VA (virtual assistant) akan terlihat profesional, sebab kamu tidak asal mematok harga, tapi sudah memiliki sistem yang jelas.
Namun, masalahnya adalah ketika membuat rate card ini, beberapa VA memasang tarif terlalu murah atau mahal dari pasaran. Akhirnya, mereka sulit mendapat kesepakatan dengan klien. Oleh sebab itu, berikut ini cara membuat kartu tarif dengan tepat dan profesional.
Cara Membuat Rate Card Virtual Assistant yang Profesional
Ada 4 tahapan yang harus kamu lakukan untuk membuat tarif jasa VA yang profesional. Berikut ini adalah tahapannya.
1. Tentukan Tarif Dasar
Ketika tahap negosiasi, klien pasti akan berusaha untuk melakukan penawaran tarif jasamu. Untuk mencegah kamu mendapat bayaran yang terlalu rendah, kamu harus memiliki tarif dasar.
Tarif dasar adalah batas minimum tarif jasamu. Untuk menentukan tarif dasar, kamu bisa menggunakan rumus berikut.
- Hitung jumlah biaya yang kamu keluarkan setiap bulan: Biaya hidup + tabungan + biaya operasional.
- Estimasi kapasitas kerja: Berapa klien dan jam kerja yang bisa kamu tangani per bulan.
- Setelah mengetahui kedua elemen di atas, bagi keduanya. Hasilnya adalah tarif dasarmu.
Untuk memudahkanmu memahami cara perhitungannya, yuk cek contoh berikut ini!
Susi ingin membuat rate card dan di bawah ini adalah jumlah biaya yang ia keluarkan setiap bulan.
- Biaya hidup: Rp3.000.000
- Tabungan + dana darurat: Rp500.000
- Biaya operasional (listrik, internet, tools): Rp300.000
- Total minimum yang harus kamu hasilkan: Rp3.800.000
Kemudian, Susi sanggup bekerja 20 jam per minggu dan maksimal klien yang dipegang adalah 2 klien per bulan, agar hasil kerja tetap optimal. Maka tarif minimum per klien adalah: Rp3.800.000/2 klien = Rp1.900.000 per klien per bulan.
Dengan tarif dasar Rp 1,9 juta, maka paket jasamu harus di atas tarif dasar. Jadi, kamu ada ruang untuk negosiasi tanpa harus mengorbankan biaya dasar hidupmu.
Baca juga: Daftar Gaji Virtual Assistant 2026 Berdasarkan Jasa dan Level Pengalaman
2. Pilih Sistem Pembayaran yang Sesuai
Pada umumnya, sistem pembayaran jasa VA ada 3 macam, yaitu: hourly, monthly, dan project. Berikut ini adalah informasi lebih lengkap 3 sistem pembayaran VA.
- Hourly (per jam): Klien membayarmu berdasarkan jumlah jam yang kamu habiskan untuk mengerjakan proyeknya. Biasanya, klien ini memiliki kebutuhan tidak menentu. Untuk menghitung waktu kerja secara tepat, kamu bisa menggunakan Clockify.
- Monthly (per bulan): Sistem ini biasa juga disebut dengan retainer. Pekerjaan dengan sistem pembayaran bulanan seperti ini biasanya berjangka panjang dan paling disukai oleh VA. Karena pendapatan bulanan sudah terjamin.
- Project: Sistem ini biasanya memiliki kuantitas dan waktu yang lebih ketat dari sistem bulanan. Contohnya, klien membayar untuk 30 konten atau optimasi website selama 3 bulan.
Catatan untuk sistem pembayaran berdasarkan proyek, kamu harus jelas dalam menetapkan lingkup kerjamu atau scope of work, sehingga klien tidak meminta pekerjaan di luar lingkup kerja yang sudah disepakati.
Baca juga: 9 Tools Virtual Assistant Wajib yang Dipakai VA Profesional di 2026
3. Susun Layanan dalam Paket Jasa yang Jelas
Setelah kamu menentukan sistem pembayaran yang sesuai dengan kemampuan dan kebutuhanmu, saatnya kamu susun layanan VA ke dalam paket yang jelas. Contohnya adalah seperti berikut.
| Starter | Growth | Premium |
Tidak termasuk:
|
Tidak termasuk:
|
Tidak termasuk:
|
| Rp 2,5 jt/bulan | Rp 4 jt/bulan | Rp 6,5 jt/bulan |
4. Desain Rate Card-mu dengan Cantik dan Profesional
Sekarang draft rate card sudah siap! Kamu bisa membuat rate card yang cantik dan profesional di Canva atau platform desain lainnya. Pastikan informasi yang kamu tulis sudah jelas dan tidak membingungkan klien.
Apabila dokumen rate card-mu sudah siap, kamu harus tahu cara untuk menyampaikan tarif jasamu pada klien dengan benar. Jadi, peluang untuk mendapatkan kesepakatan dengan klien akan meningkat. Yuk, cek tips memberikan rate card pada klien berikut ini!
Tips Memberikan Rate Card Pada Klien
Kamu sudah setengah jalan untuk mendapat kesepakatan dengan klien, tapi masih bingung untuk mempresentasikan rate card-mu? Coba lakukan tips ini!
- Berikan rate card sesudah kamu benar-benar mengerti apa yang klien perlukan, jangan mengirimnya di awal sesi diskusi!
- Gunakan teknik penyampaian yang pas: “Melihat keperluan yang Anda sampaikan, opsi paket yang paling relevan yaitu…” Ini akan memberi kesan bahwa kamu memahami kebutuhan klien, bukan sekedar menjual jasa.
- Apabila klien mengharapkan potongan harga, kamu boleh sedikit berkompromi untuk klien pertama, tapi tetap pegang teguh batas minimum tarif yang telah kamu tetapkan.
- Jika klien menganggap tarifmu terlalu tinggi, usahakan tidak langsung memangkas harga. Sebaiknya, cari tahu dulu bagian pekerjaan mana yang bisa dikurangi volumenya.
Bagaimana? Sudah paham dengan tips membuat rate card dan mempresentasikannya kepada klien? Nah, sekarang kamu perlu waspada dengan kesalahan-kesalahan yang sering VA pemula lakukan seputar rate card di bawah ini.
Kesalahan Seputar Rate Card yang Wajib Kamu Hindari!
Untuk meningkatkan peluang klien merekrutmu, berikut kesalahan yang wajib kamu hindari seputar rate card VA.
- Tidak mencantumkan apa yang tidak termasuk dan akhirnya berujung pada bekerja di luar scope of work.
- Harga terlalu rendah karena takut ditolak. Akibatnya, sulit untuk menaikkan tarif pada proyek selanjutnya.
- Tidak update rate card meski skill sudah berkembang.
- Membuat rate card terlalu rumit, sehingga klien bingung mau pilih yang mana.
Itu dia cara membuat tarif jasa, tips memberikan rate card pada klien, dan kesalahan VA pemula yang wajib kamu hindari. Jika kamu merasa skill yang dimiliki belum sesuai untuk mendapat tarif jasa yang kamu inginkan, inilah saatnya kamu tingkatkan skill!
Teman Kreativ sebagai komunitas remote worker dan freelancer memiliki segudang program untuk membantumu menjadi VA profesional dengan skill yang dibutuhkan oleh klien. Yuk, cari tahu program yang pas untukmu dengan ikuti Instagram Teman Kreativ!