Klien ghosting adalah salah satu isu yang sering terjadi pada freelancer dan virtual assistant. Namun, sebenarnya masalah ini bisa kamu hindari, jika tahu penyebab dan cara mengatasinya.
Pada artikel kali ini, kamu akan belajar tentang penyebab klien tidak merespon setelah negosiasi dan solusi agar klien tidak menghilang tiba-tiba. Yuk, simak pembahasannya berikut ini!
Kenapa Klien Tiba-Tiba Ghosting?
Pernahkah kamu mengalami klien menghilang secara tiba-tiba setelah melalui proses negosiasi yang panjang? Pengalaman tidak mengenakkan ini tidak hanya kamu saja yang mengalaminya, ada virtual assistant lainnya yang mengalami hal yang sama.
Ingin tahu alasan klien melakukan ghosting? Berikut ini beberapa alasannya.
- Perubahan anggaran: Alokasi anggaran bisa berubah tiba-tiba mengikuti perkembangan bisnis. Apabila terjadi pemangkasan, kemungkinan klien untuk mundur dari kerjasama denganmu sangat besar.
- Masih membandingkan dengan VA atau agensi lain: Ketika klien membuka sebuah lowongan kerja, mereka dihadapkan dengan berbagai pilihan kandidat. Apabila mereka menemukan kandidat atau agensi yang lebih sesuai, beberapa klien ada yang langsung menghilang, tanpa memberi kabar lanjutan.
- Proposalmu tidak menjawab kebutuhan klien: Klien tentu mencari seseorang yang bisa memecahkan masalah bisnisnya. Jika apa yang kamu tawarkan tidak menjawab kebutuhan klien, maka klien bisa saja memilih ghosting.
- Perubahan Prioritas dan Waktu: Tidak hanya anggaran yang bisa mengubah keputusan klien, tapi tingkat prioritas dan waktu juga sangat berpengaruh pada rencana klien merekrutmu. Jika terjadi hal tersebut, klien menghilang tiba-tiba sangat bisa terjadi.
Jadi, klien ghosting tidak selalu karena klien menilai kamu kurang cocok. Namun, terkadang ada hal lain yang tidak kamu ketahui mempengaruhi keputusan klien hingga akhirnya tidak jadi merekrutmu.
Untuk mengurangi peluang tidak jadi direkrut karena kesalahan sendiri, kamu wajib untuk menghindari kesalahan-kesalahan berikut.
Baca juga: Freelancer Merapat! Inilah 5 Cara Efektif Mendapatkan Klien Pertama
Kesalahan VA yang Memicu Klien Ghosting
Faktor yang membuat klien menghilang tiba-tiba ada dari internal, seperti keadaan bisnis atau manajemennya dan faktor eksternal seperti VA (virtual assistant). Berikut ini adalah kesalahan fatal yang dapat memicu klien enggan merekrutmu.
- Proposal yang diberikan tidak sesuai kebutuhan: Klien tidak mau merekrut seseorang yang tidak memberi solusi dari permasalahan bisnisnya. Jika proposalmu tidak menjawab kebutuhan klien, maka sulit untuk mereka menerimamu.
- Follow up terlalu agresif: Proses rekrutmen VA membutuhkan waktu. Apabila kamu terlalu agresif pada klien, maka pandangan terhadapmu akan menjadi kurang baik.
- Follow up terlalu pasif: Tidak semua klien mengingat semua VA yang menawarkan jasa pada mereka. Jika kamu terlalu takut atau malu hingga tidak pernah menanyakan kelanjutan penawaran jasamu pada klien, maka peluang kerjamu bisa hilang.
- Tidak ada kejelasan proses: Apabila pada proposalmu tidak ada keterangan alur proses kerjasama, maka klien pun akan bingung untuk menentukan langkah selanjutnya.
- Rate yang ditawarkan terlalu tinggi: Beberapa VA terburu-buru mengejar gaji dua digit hingga menawarkan rate yang terlalu tinggi. Sebaiknya, hal ini dihindari karena jika rate yang kamu tawarkan tidak sebanding dengan kualitas yang kamu berikan, maka kepercayaan klien padamu akan menghilang dan bisa berakibat putus kontrak.
Baca juga: 5 Kesalahan Umum Virtual Assistant Pemula: Yang Terakhir Paling Krusial
Cara Follow Up Klien secara Profesional
Ingat, follow up terlalu agresif atau pasif bisa mengakibatkan kehilangan kesempatan kerjamu! Oleh karena itu, kamu harus catat dan mencoba lakukan langkah follow up klien yang profesional berikut ini.
- Follow up pertama: 2-3 hari dari pemberian proposal. Gunakan gaya bahasa yang sopan tanpa kesan memaksa atau menagih kepada klien.
- Follow up kedua: Apabila masih belum mendapat kabar, tanyakan kembali pada klein 5-7 hari setelah follow up pertama. Coba beri kesan urgency (darurat) agar klien segera merespon.
- Follow up ketiga: Jika masih belum ada kabar setelah menunggu, 2 minggu kemudian kamu bisa kirimkan pesan penutup yang elegan terkait jasa yang kamu tawarkan. Biasanya, lebih dari 2 minggu klien tidak merespon, tandanya ia tidak jadi merekrutmu.
Berikut ini adalah contoh template follow up pertama:
Halo, [nama klien]!
Terima kasih telah memberikan saya kesempatan untuk mengirimkan proposal penawaran jasa untuk [masalah klien]. Saya ingin bertanya tentang kelanjutan dari proposal saya, apakah ada yang mau ditanyakan tentang penawaran jasa saya? Jika ada, saya dengan senang hati akan menjawab pertanyaan Anda. Terima kasih!
Untuk follow up kedua, kamu bisa sesuaikan dengan cara kerjamu. Misalnya, kamu memiliki diskon khusus untuk klien yang merekrutmu pada rentang waktu tertentu atau tambahan penawaran, seperti konsultasi gratis selama 60 menit agar terlihat lebih menarik.
Sedangkan pada follow up ketiga, kamu bisa menunjukkan rasa terima kasih sudah diberikan kesempatan untuk mengikuti proses seleksi VA dan permintaan agar bisa tetap terhubung melalui media sosial. Jadi, klien tetap bisa melihat perkembanganmu dan bisa jadi peluang kerjamu akan muncul lagi.
Cara Membuat Penawaran yang Sulit untuk Diabaikan
Selain melakukan follow up yang tepat, kamu juga bisa membuat penawaran yang baik, agar klien tidak ghosting. Berikut ini tips untuk membuat penawaran jasa yang benar.
- Lakukan riset tentang bisnis dan masalah klien: Proposal yang efektif adalah proposal yang dapat menjawab permasalahan klien. Oleh sebab itu, lakukan riset tentang bisnis klien dan masalahnya, agar proposalmu tepat sasaran.
- Berikan solusi spesifik: Hal yang membedakan kamu dengan kandidat VA lainnya adalah dari solusi yang kamu berikan. Karena itulah, buat solusi yang spesifik bukan generik, agar klien bisa melihat potensimu.
- Buat alur kerjasama yang jelas: Jangan lupa cantumkan proses kerjamu dari mulai penerimaan proposal hingga mulai proyek, sehingga klien tahu langkah selanjutnya jika mereka memilih untuk merekrutmu.
Baca juga: Bikin Dilirik Klien, Ini Dia 9 Skills Wajib Virtual Assistant Pemula
Demikian pembahasan tentang penyebab klien ghosting dan cara mengatasinya. Beberapa faktor internal memang tidak bisa kita hindari seperti perubahan anggaran atau skala prioritas.
Namun, faktor eksternal seperti dari kandidat VA sendiri, masih bisa diantisipasi dengan melakukan teknik follow up yang profesional dan membuat proposal penawaran yang tepat sasaran.
Jadi, kamu akan terlihat lebih menonjol daripada kandidat lain dan tidak perlu khawatir klien tiba-tiba menghilang.
Ingin dapat tips lainnya seputar karier virtual assistant dan bootcamp virtual assistant Teman Kreativ? Yuk, ikuti kami di Instagram Teman Kreativ, agar tidak ketinggalan info terbaru!